Réduire les coûts de Salesforce : 10 étapes pour l'optimisation des licences et des sièges

Pourquoi les coûts de Salesforce explosent—et comment les corriger

Salesforce est puissant, mais sans garde-fous, il est facile de voir les coûts grimper : licences inutilisées, profils sur-provisionnés, modules complémentaires que personne n'utilise, environnements de test accumulant discrètement des frais, et conditions de renouvellement qui ne reflètent pas votre utilisation réelle. La bonne nouvelle : vous pouvez réduire les dépenses de manière significative sans nuire à l'adoption ou aux capacités. La clé est une approche structurée et répétable pour l'optimisation des licences et des sièges, associée à une gouvernance continue et une stratégie de renouvellement intelligente.

Voici 10 étapes pratiques et à faible risque que vous pouvez prendre pour réduire rapidement les coûts de Salesforce, ainsi que des conseils sur les outils, la gouvernance et un plan simple de 90 jours que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui.

Ce que vous pouvez contrôler maintenant vs. au renouvellement

• Leviers immédiats : récupérer les sièges dormants, ajuster les utilisateurs au tarif de licence le plus bas viable, supprimer les modules complémentaires inutilisés, réduire les frais de sandbox/de stockage, convertir les observateurs en utilisateurs Chatter uniquement, et automatiser le départ.
• Leviers de renouvellement : ajuster les SKU et les volumes, obtenir de meilleurs prix, co-termer/déménager vers des rampes, échanger des logiciels inutilisés, et verrouiller des protections contre les augmentations futures.

Étape 1 : Créer un inventaire de licences propre

Vous ne pouvez pas optimiser ce que vous ne pouvez pas voir. Commencez par une image complète et précise de qui a quoi—et s'ils en ont besoin.

Comment obtenir les données

• Informations sur l'entreprise (configuration) pour les droits de licence globaux et les comptes restants.
• Vue de la liste des utilisateurs ou un rapport personnalisé sur les utilisateurs à exporter : Nom, Nom d'utilisateur, Profil, Licence utilisateur, Licences de fonctionnalités (par exemple, Utilisateur Marketing, Utilisateur Connaissance), Groupes de jeux d'autorisations, Dernière connexion, Date de création et statut actif.
• Historique des connexions pour évaluer la fréquence d'utilisation et les pics d'accès.
• Packages installés pour les licences de packages gérés qui pourraient être facturés séparément.
• Application d'utilisation Lightning et Optimiseur Salesforce pour l'adoption et les fonctionnalités inutilisées.

Normaliser et classer chaque utilisateur par rôle et fonction (vente, service, back office, partenaire, direction, uniquement analytique). Cette cartographie vous permet de comparer leur travail réel au minimum de licence dont ils ont réellement besoin.

Étape 2 : Auditer l'activité et définir les seuils d'inactivité

Des seuils basés sur les données rendent la récupération de sièges défendable et répétable.

Que vérifier

• DernièreDateDeConnexion etHistoriqueDesConnexions: qui ne s'est pas connecté depuis 30/60/90 jours ?
• Utilisateurs uniquement API : valider les comptes d'intégration et confirmer les propriétaires ; s'assurer qu'ils sont distincts des utilisateurs humains.
• Utilisation des objets : les utilisateurs de Sales Cloud créent-ils réellement/modifient-ils des Leads, des Opportunités ou des Campagnes ? Les utilisateurs de Service travaillent-ils sur des Cas ?
• Vues de rapport/tableau de bord : qui consomme uniquement des analyses et pourrait être sur une licence moins chère ?

Établir des politiques claires

• 30 jours d'inactivité : alerter le manager et l'utilisateur.
• 60 jours d'inactivité : geler l'utilisateur et définir une période de grâce de 14 jours.
• 75–90 jours d'inactivité : désactiver, récupérer la licence et éventuellement convertir en Chatter Free si un accès uniquement collaboratif est nécessaire.

Publiez ces seuils afin que les managers sachent ce qui va se passer et quand. La transparence réduit les frictions et accélère les approbations.

Étape 3 : Récupérer les sièges inutilisés et dormants

C'est souvent le chemin le plus rapide vers des économies. La plupart des organisations constatent que 10 à 25 % des sièges sont inutilisés ou sous-utilisés.

Actions pratiques

• Automatisez le départ : connectez le SIRH à Salesforce (via SCIM/SSO ou iPaaS) pour geler puis désactiver les départs à leur date de départ.
• Vérifiez les contractuels et les travailleurs saisonniers : désactivez-les à la fin des contrats ; maintenez un pool à faible coût pour les réembauches saisonnières.
• Évitez le "gel éternel" : les utilisateurs gelés consomment toujours une licence. Gel uniquement pour de courtes périodes de grâce, puis désactivez pour récupérer.
• Convertissez les observateurs : déplacez les collaborateurs en lecture seule vers Chatter Free s'ils n'ont pas besoin de fonctionnalités CRM.
• Éliminez les comptes en double et de test : consolidez et supprimez pour éviterle gaspillagede sièges et les risques de conformité.

Documentez chaque récupération avec le nom de l'utilisateur, la reconnaissance du manager et la date, afin de pouvoir restaurer l'accès si nécessaire et de démontrer une gouvernance responsable.

Étape 4 : Ajuster les utilisateurs au coût le plus bas

De nombreux utilisateurs détiennent des licences Sales ou Service Cloud sans utiliser les fonctionnalités CRM de base. Déplacez-les vers des options à moindre coût qui leur permettent toujours d'exercer leur travail.

Mappez les rôles à la licence minimale viable

• Utilisateurs orientés ventes : conservez Sales Cloud s'ils utilisent activement les Leads, Opportunités, Prévisions ou Campagnes.
• Utilisateurs orientés services : conservez Service Cloud pour les Cas, Omnicanal, la rédaction de connaissances ou les fonctionnalités de console de service.
• Utilisateurs professionnels/back-office : envisagez des licences Salesforce Platform lorsqu'ils utilisent principalement des applications personnalisées, des tâches ou collaborent sur des Comptes/Contacts sans avoir besoin de Leads, Opportunités, Campagnes, Prévisions ou fonctionnalités de service avancées.
• Collaboration uniquement : Chatter Free pour les utilisateurs qui ont juste besoin de consulter des flux, des groupes et des publications.
• Accès uniquement SSO : envisagez des licences Identity pour s'authentifier à d'autres applications via Salesforce sans consommer un siège CRM complet.

Lorsque cela est possible, remplacez les Profils larges par des Groupes de Permissions à privilège minimal. Cela réduit la tentation d'acquérir une licence plus coûteuse juste pour accorder une seule capacité.

Évitez les erreurs courantes

• Ne dégradez pas les utilisateurs d'intégration ou les propriétaires d'automatisation ; gardez-les stables pour éviter de casser les flux.
• Validez les droits d'application : certains packages gérés nécessitent des types de licences utilisateur spécifiques - testez avant de déplacer les utilisateurs.
• Pilotez d'abord : déplacez un petit groupe, validez l'accès et les flux de travail, puis déployez plus largement.

Étape 5 : Convertir les observateurs en accès gratuit ou à faible coût

Donnez aux gens ce dont ils ont besoin - et rien de plus.

Options pour réduire les coûts de siège

• Chatter Free : gardez les collaborateurs occasionnels dans la conversation sans payer pour des fonctionnalités CRM complètes.
• Dirigeants en lecture seule : les tableaux de bord et les abonnements par e-mail peuvent suffire ; envisagez s'ils ont vraiment besoin d'un accès en modification ou de fonctionnalités CRM.
• Licences Identity : pour les utilisateurs qui ont principalement besoin de SSO et d'accès à d'autres applications via Salesforce en tant que fournisseur d'identité.
• Parties prenantes externes : tirez parti des connexions Experience Cloud pour les partenaires/clientèles lorsque cela est approprié au lieu de sièges internes.

Mettez en place des formulaires de demande simples : si un utilisateur Chatter ou Identity a besoin de plus de capacités plus tard, il peut demander une mise à niveau temporaire avec l'approbation du manager.

Étape 6 : Rationaliser les modules complémentaires et les produits basés sur l'utilisation

Les modules complémentaires s'accumulent rapidement : analyses, engagement, messagerie, IA, outils de territoire, et plus encore. Validez le ROI et l'utilisation, puis réduisez.

Ce qu'il faut évaluer

• Engagement des ventes, boîte de réception et modules complémentaires de productivité similaires : les licences sont-elles attribuées et utilisées ? Vérifiez l'attribution par rapport à l'utilisation active.
• Capacités Einstein/IA : assurez-vous que les fonctionnalités sont activées pour les équipes qui les utilisent réellement ; retirez les essais et consolidations qui n'ont jamais décollé.
• Engagement numérique et messagerie : surveillez la consommation et ajustez les volumes pour éviter les dépassements.
• Modules complémentaires pour partenaires ou communautés de clients : alignez les prix basés sur la connexion ou l'adhésion sur de réels modèles de trafic.
• Packages gérés par des tiers : retirez les logiciels inutilisés, récupérez les licences de package et éliminez les outils qui se chevauchent.

Conseils de gouvernance

• Revue trimestrielle avec les propriétaires d'entreprise : maintenez une liste à jour des modules complémentaires, des propriétaires, des coûts, de l'utilisation et des dates de renouvellement.
• Fixez une période de 90 jours pour "prouver la valeur" des nouveaux modules complémentaires avec des indicateurs de succès clairs.
• Documentez les manuels de réallocation afin que vous puissiez rapidement transférer des licences de modules complémentaires à de nouveaux utilisateurs lorsque les rôles changent.

Étape 7 : Optimiser les environnements de test, le stockage et les organisations

Les frais généraux de la plateforme font partie du coût total. Réduisez ce que vous n'utilisez pas et ajustez le reste.

Environnements de test

• Faites l'inventaire de tous les environnements de test : propriétaire, objectif, dernière actualisation et dépendance aux versions de production.
• Retirez ou réduisez : si un environnement de test complet est utilisé deux fois par an, envisagez une copie partielle ou un développeur pro.
• Consolidez lorsque c'est possible : trop de bacs à sable augmentent le temps d'administration et le risque de dérive de configuration.

Stockage et conservation des données

• Archivez les anciens enregistrements pour réduire les dépassements de stockage de données ; définissez des politiques pour les cas, les activités et les objets personnalisés.
• Déplacez les grandes pièces jointes vers un stockage externe (par exemple, SharePoint, S3) avec des liens dans Salesforce pour réduire les coûts.
• Utilisez des calendriers de conservation des données et des travaux de nettoyage pour prévenir une croissance incontrôlée.

Stratégie multi-orgs

• Si vous gérez plusieurs organisations, vérifiez les ensembles d'outils en double et les modules complémentaires sous-utilisés entre les organisations.
• Explorez la co-termination et l'achat consolidé pour améliorer les prix et simplifier la gouvernance.

Étape 8 : Automatisez la gouvernance des entrants, des mutés et des sortants et des licences.

Les meilleures économies sont permanentes. Automatisez les processus pour que l'expansion des sièges ne revienne pas.

Modèles d'automatisation

• Entrants : via SSO/SCIM, provisionnez automatiquement les utilisateurs avec un profil de base et un groupe de paramètres de permission minimal ; attribuez la licence la moins chère par défaut.
• Mutés : utilisez le changement de département/rôle pour déclencher la révision des licences et les mises à jour des paramètres de permission.
• Sortants : gel à la date de résiliation, notifier le propriétaire, puis désactiver et récupérer la licence automatiquement après la période de grâce.

Contrôles et approbations

• Demandes d'accès en libre-service : catalogue de rôles avec options de licence pré-prix et approbation du manager.
• Attestations d'accès trimestrielles : les managers confirment qui a encore besoin de quelles licences et modules complémentaires.
• Séparation des tâches : les administrateurs mettent en œuvre, les managers approuvent, audits de sécurité.

Documentez tout dans un RACI simple et maintenez un manuel opérationnel afin que le processus survive aux changements de personnel.

Étape 9 : Préparez-vous à la Renouvellement Comme un Pro

De bons résultats de renouvellement commencent 120 à 180 jours à l'avance. Apportez des données, des options et la volonté de dire non.

Construisez votre dossier de négociation

• Base de référence d'utilisation :licences actuelles vs. utilisateurs actifs, tendances d'inactivité et utilisation des add-ons.
• Plan de demande de 12 à 24 mois : embauches prévues, projets, pics saisonniers et opportunités de consolidation.
• Alternatives : mélanges de licences moins chers, consolidation des organisations ou remplacement des add-ons par des capacités existantes.

Conditions à demander

• Calendriers de montée en charge : quantité réduite pour la première année avec des augmentations prévues à mesure que l'adoption croît.
• Co-termination : aligner tous les SKU à une seule date pour simplifier la gestion et améliorer le levier.
• Droits d'échange : capacité d'échanger des SKU inutilisés contre d'autres lors du renouvellement ou à mi-parcours.
• Protection des prix : plafonner les augmentations annuelles et sécuriser des taux fixes sur plusieurs années.
• Remboursement de logiciels inutilisés : crédit pour les licences non utilisées appliqué aux achats futurs.

Tenez un journal des décisions : ce que vous avez accepté, ce que vous avez refusé et pourquoi. Cette mémoire institutionnelle rapporte des dividendes lors du prochain renouvellement.

Étape 10 : Suivez les Économies et Continuez à Optimiser

Ce qui est mesuré s'améliore. Traitez l'optimisation comme un programme léger et continu.

Indicateurs clés à surveiller

• Utilisation des licences : utilisateurs actifs vs. licences par SKU.
• Pipeline d'inactivité : utilisateurs inactifs depuis 30/60/90 jours et sièges récupérés.
• Adoption des add-ons : pourcentage d'utilisateurs assignés ayant utilisé la fonctionnalité au cours des 30 derniers jours.
• Coût par utilisateur actif et coût par résultat commercial (par exemple, par contrat conclu ou par cas résolu).

Cadence

• Mensuel : exécution de la récupération de sièges et révision de l'utilisation des modules complémentaires.
• Trimestriel : révision de la taille appropriée et attestations d'accès des gestionnaires.
• Semestriel : optimisation des environnements de test et du stockage, vérifications de l'archivage des données.

Outils et rapports que vous pouvez utiliser immédiatement

Salesforce comprend plusieurs fonctionnalités qui facilitent ce travail.

• Salesforce Optimizer : identifie les fonctionnalités inutilisées, les champs obsolètes et le gonflement de la configuration ; utilisez le rapport pour prioriser les gains rapides.
• Application d'utilisation Lightning : tendances d'adoption pour les pages, les fonctionnalités et les performances.
• Rapports utilisateurs et vues de liste : exporter la licence, le profil, les ensembles de permissions et la dernière connexion.
• Historique des connexions : repérer l'inactivité et les modèles d'accès inhabituels.
• Packages installés : vérifier les licences des packages par rapport aux utilisateurs assignés.

Envisagez des outils AppExchange pour des analyses avancées des licences et une récupération automatisée, et tirez parti de votre fournisseur d'identité (Okta, Azure AD, etc.) pour le provisionnement basé sur SCIM/SSO.

Pièges courants à éviter

Évitez ces erreurs qui peuvent transformer les efforts d'économies en tickets de support.

• Désactivation des utilisateurs d'intégration : validez toujours quels flux, intégrations API ou tâches en arrière-plan s'exécutent sous un utilisateur avant les modifications.
• Rétrogradation sans test : certaines applications ou packages personnalisés attendent un accès à certains objets lié au type de licence.
• Ignorer les licences de fonctionnalités : supprimer la licence de fonctionnalité d'un utilisateur (par exemple, Utilisateur de connaissance) peut casser l'édition ou l'accès.
• Gel indéfini : les utilisateurs gelés consomment toujours un siège ; geler brièvement, puis désactiver pour récupérer.
• Pas de plan de communication : informer les responsables et les utilisateurs des changements à venir et fournir un chemin rapide pour demander la réactivation ou des mises à niveau.
• Ignorer les journaux d'audit : maintenir des journaux de changement pour démontrer la conformité et accélérer le dépannage.

Feuille de triche pour la cartographie des licences (Guide)

Utilisez ce guide conceptuel comme point de départ et testez dans un environnement de test avant les changements.

• Sales Cloud : nécessaire pour les fonctionnalités complètes du cycle de vie des ventes telles que les prospects, les opportunités, les prévisions et les campagnes.
• Service Cloud : requis pour des fonctionnalités de service avancées comme les cas, l'Omni-Channel, le Service Console et la création de connaissances.
• Plateforme Salesforce (variantes Starter/Plus) : adaptée aux utilisateurs axés sur des applications personnalisées et la collaboration qui ne nécessitent pas de fonctionnalités de vente/service de base comme les prospects, les opportunités ou les cas.
• Chatter Free : pour les utilisateurs uniquement collaboratifs qui publient, commentent et rejoignent des groupes sans accès CRM.
• Identité : pour les utilisateurs qui ont principalement besoin d'une authentification unique via Salesforce sans droits CRM complets.

En cas de doute, commencez par l'option la moins coûteuse et élevez en fonction des besoins validés.

Contrôles des coûts de données et de stockage

Bien que ce ne soient pas des frais de licence, les dépassements de stockage s'accumulent. Une hygiène de base peut prévenir les surprises.

• Stratégie de pièces jointes : stockez de gros fichiers à l'extérieur et liez-les depuis Salesforce.
• Politiques de conservation : fermer automatiquement et archiver les anciens cas et activités ; prévenir l'accumulation de données inutiles.
• Nettoyage au niveau des champs : supprimer les champs personnalisés inutilisés et réduire la duplication des données pour garder le stockage léger.

Gouvernance qui maintient les coûts bas

Une gouvernance légère évite la bureaucratie tout en prévenant l'étalement.

• Catalogue d'accès : rôles standardisés avec choix de licences documentés et groupes de jeux de permissions.
• Attestation du manager : confirmation trimestrielle des attributions de licences.
• Conseil de changement : examen court et ciblé pour les nouveaux modules complémentaires et les grands changements de licences.
• Tableaux de bord pour les dirigeants : utilisation, coût par utilisateur et renouvellements à venir en un seul aperçu.

Modèles de communication pour une exécution fluide

Une bonne communication réduit la résistance et les escalades.

Avis du manager pour les utilisateurs inactifs

• Objet : Action requise : accès Salesforce pour [Utilisateur] inactif depuis 60 jours
• Corps : Nous prévoyons de geler [Utilisateur] dans 7 jours et de désactiver après 14 jours, sauf si vous confirmez un besoin continu.

Avis de rétrogradation de l'utilisateur

• Objet : Votre accès Salesforce change le [Date]
• Corps : Vous continuerez à collaborer via Chatter. Si vous avez besoin de fonctionnalités CRM, demandez une mise à niveau via [Lien]

Besoin d'aide pour réduire les coûts ?    Contactez-nous

Un plan d'action de 90 jours pour réduire les coûts

Jours 1 à 30 : Établir une base et récupérer

• Exporter les données utilisateur/licence et construire le tableau de bord d'inactivité.
• Geler les utilisateurs inactifs depuis 60 jours ; désactiver ceux inactifs depuis 90 jours ; convertir en Chatter Free si nécessaire.
• Désattribuer les licences de modules complémentaires inutilisées et suspendre les essais à faible retour sur investissement.

Jours 31 à 60 : Ajuster et automatiser

• Piloter les rétrogradations de licences vers la plateforme Salesforce pour un petit groupe ; valider l'accès et les flux de travail.
• Mettre en œuvre l'automatisation JML via SSO/SCIM ou des processus pilotés par Flow.
• Retirer ou redimensionner les environnements de test ; mettre en œuvre le déchargement des pièces jointes lorsque cela est pratique.

Jours 61–90 : Verrouillez les économies et préparez le renouvellement

• Déployez le redimensionnement de manière plus large en fonction des résultats du pilote.
• Établissez des attestations trimestrielles et des opérations de récupération mensuelles.
• Construisez votre dossier de renouvellement et engagez votre équipe de compte Salesforce avec vos données et demandes.

Repères d'économies réalistes

Chaque organisation est différente, mais les plages typiques après 90 jours d'efforts ciblés sont :

• Réduction de 10 à 25 % des sièges payants grâce à la récupération et aux rétrogradations.
• Réduction de 15 à 40 % des licences additionnelles inutilisées.
• Réduction de 20 à 50 % des frais de sandbox/de stockage pour les environnements sous-utilisés.

Les économies s'accumulent avec le temps alors que l'automatisation et la gouvernance empêchent le retour de l'étalement.

Maintenez l'élan sans impacter l'adoption

L'optimisation des coûts n'est pas anti-adoption. En fait, elle améliore l'adoption en alignant l'accès sur le besoin réel, en simplifiant les modèles de permission et en finançant les fonctionnalités réellement utilisées par les équipes. En considérant la gestion des licences comme une pratique continue—soutenue par l'automatisation, des politiques simples et une communication transparente—vous maintiendrez des économies année après année tout en rendant Salesforce plus facile et plus sûr à utiliser.